La contabilidad para Grifos y Estaciones de servicio.

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La contabilidad para Grifos y Estaciones de servicio tiene una serie de exigencias propias de su realidad: los puntos de ventas atienden las 24 horas a través de turnos de relevación inmediata, usan diversos medios de pago, suelen tener varias unidades de negocio y muchas veces son cadenas de estaciones ubicadas en diversos lugares geográficos.

A continuación algunos aspectos relevantes a tener en cuenta en un sistema de gestión de grifos para conseguir una contabilidad óptima:

La emisión de comprobantes de pago con facturación electrónica

Debe cumplir las exigencias establecidas por SUNAT, gestionar integralmente la facturación electrónica y basarse en la captura automática de los despachos de combustible. Teniendo este proceso gestionado de forma adecuada nos aseguramos el registro automatizado y eficiente del 90% de las operaciones contables de la empresa.

Ventas al crédito y la Contabilidad para Grifos

Las exigencias del mercado obligan a muchas estaciones de servicio a vender al crédito, esto aumenta la complejidad del control en la emisión de los comprobantes de pago, además de incrementar la gestión de cobranzas y evitar la morosidad. Estas operaciones del día a día deben estar alineadas con la contabilidad de forma que todas las áreas dispongan de la misma información para tomar decisiones de cara a los clientes, la gerencia y demás partes interesadas.

Control del efectivo en la Contabilidad para Grifos

Las operaciones de los puntos de venta (islas de playa) deben tomar medidas de seguridad por el riesgo del efectivo en caso de asaltos, esto obliga a implementar una política de entregas parciales permanentes del efectivo, a esto se suma las diversas formas de pago y el número de vendedores por cada turno, todo esto convierte en un reto diario la liquidación de cada vendedor,  el control del efectivo hasta su depósito al banco. Todo este flujo de procesos genera constantemente la necesidad de un adecuado registro de las operaciones, su posterior auditoría y conciliaciones. Para ello es fundamental disponer de un software que integre todos los procesos, facilite su control y genere la contabilidad de forma automatizada.

Información confiable para la Contabilidad para Grifos

La facturación electrónica aumentó el nivel de exigencia en la optimización de los procesos de los puntos de venta, además exige una integración automatizada con la contabilidad, de manera que se garantice que la información que se declara a la SUNAT/OSE de los CPEs (comprobantes electrónicos) sea la misma que se tiene registrada en los libros y registros contables de la empresa. Son varios los casos de empresas que cambian de software por problemas de falta de coherencia entre la facturación electrónica y los registros contables.

Cadenas de Grifos – Estaciones de servicio y la Contabilidad para Grifos

Existen Estaciones de servicios – Grifos que están conformadas por varias sucursales (cadena de estaciones/grifos), las cuales pueden estar ubicadas en una misma ciudad o en diversas ciudades a veces muy distantes. Esta realidad no hace viable que se gestionen todos los grifos presencialmente por una misma persona. Esto exige a la empresa disponer de procedimientos de control que permitan “centralizar la gestión de los Grifos” usando la tecnología adecuada que asegure el eficiente control de las diversas estaciones/grifos y que la información que se obtiene de los procesos sea confiable y con garantía en el tiempo (que no sea adulterable). Esto nuevamente es imposible sin el uso del software adecuado y la implementación de procedimientos que aseguren una eficiente integración de los procesos.

Contabilidad para Grifos – Estados financieros

Los estados financieros disponibles en tiempos óptimos y con información validada y confiable es el objetivo de las gerencias y demás tomadores de decisiones, esto es imposible si TODOS los procesos no se tienen integrados y óptimamente controlados, de esta forma se logrará tener una contabilidad eficiente sea esta gestionada de forma interna o por outsourcing.

Estos son algunos de los principales aspectos a tener en cuenta sobre la contabilidad en los Grifos y Estaciones de servicio, en base a la experiencia de la empresa PECANO ERP SAC.

El software ERP PECANO

El software ERP PECANO permite gestionar la contabilidad de los Grifos y Estaciones de servicio de forma eficiente.

Ha sido implementado en más de 200 proyectos exitosos a nivel nacional y ofrece un modelo de solución probado y confiable para gestionar de forma eficiente todos los procesos de las empresas incluyendo la facturación electrónica, la transformación digital centrada en el cliente y la contabilidad automatizada online.

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